Neu im KVR: Bearbeitungsstand von Anträgen online abrufbar
Ist der eigene Antrag schon bearbeitet? Fehlen noch Unterlagen? Das Kreisverwaltungsreferat (KVR) hat ein neues Ticketsystem eingeführt, über das die Bürger online jederzeit den Bearbeitungsstand ihres Antrags nachverfolgen können. Auch fehlende Unterlagen können damit digital und datenschutzkonform nachgereicht und direkt dem ursprünglichen Antrag zugeordnet werden. Anders als bei E-Mails sind auch große Dateianhänge möglich. Außerdem können Kunden über das System Nachrichten an die Sachbearbeitung schreiben.
Einsatz zunächst beschränkt
Zunächst kommt das System unter anderem im Bereich „Studierende” der Servicestelle für Zuwanderung und Einbürgerung, im Heiratsbüro des Standesamts, in der Fahrerlaubnisbehörde, im Versicherungsamt sowie im Gewerbeamt für neue Anträge zum Einsatz. Wer beispielsweise im Bereich „Studierende” der Servicestelle für Zuwanderung online einen Aufenthaltstitel beantragt, erhält jederzeit die Möglichkeit, eine Bestätigung als PDF herunterzuladen, um die Antragstellung gegenüber anderen Behörden, Hochschulen und Banken zu belegen. Die Ausweitung auf weitere Bereiche ist bereits in Vorbereitung.
Zugang zum Ticketsystem erhalten Kunden entweder über ein Einmalpasswort, das sie sich bei der Antragsstellung notieren oder über eine Registrierung. Letztere bietet den Vorteil, dass das Passwort selbst gewählt werden kann und man über das Portal einen Überblick über alle Anträge beim KVR erhält. Da die Kunden jederzeit den Bearbeitungsstand einsehen und Änderungen ihrer Daten direkt an die Sachbearbeitung melden können, werden Mehrfachanträge vermieden. Dies spart den Mitarbeitern des KVR Zeit bei der Bearbeitung. Im neuen System stehen den Mitarbeitern außerdem Textvorlagen zur Verfügung, die automatisch mit den Daten der Antragsteller ergänzt werden.
Bedienung des Ticketsystems ist intuitiv
Kreisverwaltungsreferentin Dr. Hanna Sammüller sieht das neue Ticketsystem als Meilenstein für die Bürgerservices in München: „Die Bedienung des Online-Tools ist intuitiv. Unsere Kund*innen können jederzeit transparent nachvollziehen, an welcher Stelle sich ihr Antrag befindet und ob noch Unterlagen fehlen. Den Mitarbeitenden wiederum spart das neue Ticketsystem wertvolle Zeit bei der Bearbeitung der Anträge und gibt ihnen Sicherheit, da alle Schritte nachvollziehbar dokumentiert und archiviert werden.“
